스프레드시트 수식 작성과 데이터 정리에 인공지능을 쓰는 법을 정리했습니다. 계산은 표에 맡기고, 받은 수식은 작은 예시로 꼭 검증하세요.
스프레드시트를 쓰다 보면 원하는 결과는 분명한데 어떤 함수를 써야 할지 모르는 순간이 자주 옵니다. 이럴 때 인공지능은 꽤 쓸모 있는 조수입니다. 조건에 맞는 행만 더하는 수식, 두 표를 이름으로 이어 붙이는 방법, 날짜에서 월만 뽑는 방법처럼 말로 설명한 요구를 수식으로 바꿔 주고, 수식이 왜 그렇게 생겼는지도 풀어 줍니다. 오류 표시가 떴을 때 원인을 짐작하게 도와주거나, 지저분한 데이터를 어떤 순서로 정리하면 좋을지 제안받는 데도 좋습니다. 다만 쓸모가 큰 만큼, 받은 결과를 그대로 믿었을 때의 피해도 큽니다. 표의 숫자는 보고서와 결재로 이어지기 때문입니다.
대화형 인공지능은 문장을 이어 쓰는 방식으로 답을 만들기 때문에, 숫자를 많이 다루면 계산이 슬쩍 틀리는 일이 생깁니다. 행이 수십 개인 표를 붙여 넣고 합계나 평균을 물으면 그럴듯하지만 틀린 숫자가 나올 수 있고, 틀렸다는 표시도 없습니다. 그래서 원칙은 하나입니다. 결과 숫자를 달라고 하지 말고, 그 숫자를 내는 수식을 달라고 하세요. 수식을 표에 넣으면 계산은 프로그램이 정확하게 하고, 데이터가 바뀌어도 결과가 따라 바뀝니다. 인공지능에게서 받은 숫자를 표에 손으로 옮겨 적는 방식은 검증도 어렵고 다시 쓰기도 어렵습니다.
같은 질문이라도 표의 구조를 알려 주면 맞는 수식이 나올 확률이 크게 올라갑니다. 인공지능은 내 화면을 보지 못하므로, 아래 내용을 말로 적어 주세요.
수식은 오류 없이 결과를 내더라도 틀릴 수 있습니다. 오류 표시가 없다는 것은 문법이 맞다는 뜻일 뿐, 원하는 값이라는 뜻이 아닙니다. 아래 순서로 확인하세요.
인공지능이 만든 수식이 틀리는 이유는 대개 수식 자체보다 데이터에 있습니다. 숫자처럼 보이지만 실제로는 글자로 저장된 칸은 합계에서 조용히 빠집니다. 날짜도 프로그램이 날짜로 알아본 것인지, 그냥 글자인지에 따라 결과가 완전히 달라집니다. 화면에는 소수점 둘째 자리까지만 보여도 실제 값은 더 길어서, 표시된 숫자를 더한 것과 합계가 어긋나기도 합니다. 또 인공지능이 다른 프로그램의 함수를 섞어 쓰거나, 있을 법한 이름의 함수를 지어내는 경우도 있습니다. 처음 보는 함수가 나오면 프로그램의 도움말에서 실제로 있는지, 인수 순서가 맞는지 확인하세요.
이름 표기를 통일하거나, 한 칸에 섞인 주소를 나누거나, 중복 행을 지우는 작업도 인공지능에게 방법을 물을 수 있습니다. 이때는 반드시 원본을 복사해 두고 사본에서 작업하세요. 정리 전과 후의 행 개수와 주요 열의 합계를 적어 두면, 정리 중에 행이 사라졌는지 바로 알 수 있습니다. 중복을 지울 때는 무엇이 같으면 중복으로 볼지 기준을 먼저 정해야 합니다. 이름만 같은 사람과 같은 사람이 두 번 들어간 경우는 다르기 때문입니다. 정리 결과를 원본과 나란히 놓고 몇 줄씩 비교해 보는 습관이 가장 확실한 검사입니다.
고객 명단, 직원 급여, 매출 원장 같은 표를 통째로 붙여 넣는 것은 피하세요. 입력한 내용이 서비스에 어떻게 저장되고 쓰이는지는 서비스마다 다르고, 회사 자료라면 외부 서비스에 넣어도 되는지 사내 지침이 먼저입니다. 수식을 얻는 데는 실제 값이 필요 없습니다. 열 구조만 설명하고, 이름과 숫자를 지어낸 가짜 예시 몇 행을 보여 주면 충분합니다. 받은 수식을 내 표에 옮길 때 참조 위치만 맞추면 됩니다.
인공지능이 도와준 표를 보고서나 결재에 쓰기 전에 아래 항목을 확인하세요.
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