スプレッドシートの数式作りやデータ整理に人工知能を使う方法をまとめました。計算は表に任せ、受け取った数式は小さな例で必ず確かめましょう。
スプレッドシートを使っていると、欲しい結果ははっきりしているのに、どの関数を使えばいいのか分からない場面がよくあります。そんなとき人工知能はかなり役に立つ助手です。条件に合う行だけを合計する数式、二つの表を名前でつなぐ方法、日付から月だけを取り出す方法など、言葉で説明した要望を数式に直し、なぜその形になるのかも説明してくれます。エラー表示の原因を推測したり、乱れたデータをどの順番で整えるか提案してもらったりするのにも向いています。ただ、便利なぶん、結果をうのみにしたときの損害も大きくなります。表の数字は報告書や決裁につながるからです。
対話型の人工知能は文章を続けて書く仕組みで答えを作るため、数字を多く扱うと計算がこっそり間違うことがあります。数十行の表を貼り付けて合計や平均を尋ねると、もっともらしいのに違う数字が返ってくることがあり、間違いの印もありません。だから原則は一つです。結果の数字ではなく、その数字を出す数式を求めてください。数式を表に入れれば計算はソフトが正確に行い、データが変わっても結果がついてきます。人工知能の答えの数字を手でセルに書き写すやり方は、検証もしにくく使い回しもできません。
同じ質問でも、表の構造を伝えると正しい数式が出る確率が大きく上がります。人工知能はこちらの画面を見られないので、次のことを言葉で書いてください。
数式はエラーなく結果を出しても、間違っていることがあります。エラーが出ないのは文法が正しいという意味にすぎず、欲しい値だという意味ではありません。次の順で確認しましょう。
人工知能が作った数式が間違う原因は、たいてい数式そのものよりデータにあります。数字に見えて実は文字として保存されたセルは、合計から黙って抜け落ちます。日付も、ソフトが日付として認識しているのか、ただの文字なのかで結果がまるで変わります。画面には小数点以下二桁しか見えなくても実際の値はもっと長く、表示された数字を足したものと合計が合わないこともあります。また人工知能が別のソフトの関数を混ぜたり、ありそうな名前の関数をでっち上げたりすることもあります。見慣れない関数が出てきたら、ソフトのヘルプで実在するか、引数の順番が正しいかを確かめましょう。
名前の表記をそろえる、一つのセルに詰め込まれた住所を分ける、重複行を消すといった作業も、人工知能にやり方を聞けます。このときは必ず元データをコピーし、コピーの方で作業してください。整理の前後で行数と主な列の合計をメモしておけば、途中で行が消えたかどうかがすぐ分かります。重複を消す前には、何が同じなら重複とみなすかを先に決めましょう。同姓同名の別人と、同じ人が二回入っている場合は違うからです。整理後の結果を元データと並べて数行ずつ見比べる習慣が、いちばん確実な検査です。
顧客名簿、社員の給与、売上台帳のような表を丸ごと貼り付けるのは避けましょう。入力した内容がどう保存され使われるかはサービスごとに異なり、会社の資料なら外部サービスに入れてよいかという社内規定が先です。数式を得るのに実際の値は要りません。列の構成だけを説明し、名前や数字をでっち上げた架空の例を数行見せれば十分です。受け取った数式を自分の表に移すときに、参照先を合わせればよいのです。
人工知能が手伝った表を報告書や決裁に使う前に、次の項目を確かめましょう。
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